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 ここからは、具体的なデータ整理の便利ワザを見ていこう。最初に、入力を楽にするテクニックから紹介する。

 データ整理も、対象となるデータがないと始まらない。まずは入力から行うわけだが、大量の文字をキーボードで入力するのは、とても面倒だ。なるべく手間をかけず楽に行いたい。

 入力を効率よく行うためのコツは2つある(図1)。

図1 表作成は、まずデータ入力から始まる。大量データの入力を効率よく行うには、同じデータや決められたデータを手早く入力できる便利ワザを使おう
図1 表作成は、まずデータ入力から始まる。大量データの入力を効率よく行うには、同じデータや決められたデータを手早く入力できる便利ワザを使おう
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 1つは、「一度入力したデータを使い回す」ことだ。顧客名簿や伝票などで入力する際、性別や製品名など、同じデータを入力する機会は非常に多い。こんなとき、再度キーボードから入力するのは効率が悪い。Excelなら、キー操作一発、あるいはドラグ操作だけで、簡単に入力できる。

 もう1つは、「決まったデータの入力は、選択入力や自動入力できるようにする」こと。例えば、顧客名簿の会員種別が「ゴールド」「シルバー」「ブロンズ」の3種類と決まっているケースだ。この場合も、いちいちキーボードで文字入力するのではなく、候補の一覧から選ぶだけで簡単に入力できるような仕掛けを作っておけば、作業は格段に楽になる。