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キーワードによる新しい情報分類方法

 効率的なコラボレーションのためには、効率的な情報共有と情報交換が必須です。しかし近年特に、企業や組織内で作成されるドキュメント ファイルの量は爆発的に増加してきました。ファイル サーバーには、様々なフォルダー階層とファイルが乱雑に積み上がり、作成した本人ですらどこに必要な情報があるのか探し出せなくなります。また、必要なのか不要なのかかよく分からないファイルのせいでハード ディスクが圧迫され、追加投資を迫られるのは問題です。SharePoint 2010に新たに追加された「タグ」という概念は、情報管理の常識を大きく変え、飛躍的に効率化します。タグは、インターネットのブログなどでは既におなじみですが、その名の通り、情報につける「目印」のようなもので、これを分類の鍵にすることで、フォルダー管理の複雑さから解放されます。

 例えば「SharePoint」の「顧客向け」「提案資料」のPowerPointファイルを部門内で共有したいとき、ファイルサーバーにどのように保存していますか?たいていの場合、階層化されたフォルダーで管理しているでしょう。例えば「提案資料」フォルダーを作ってその下に「SharePoint」サブフォルダーを、さらにその下に「顧客向け」サブフォルダーを作ってそこにこのPowerPointファイルを置きます。これは、物理的な書類を棚の中で分類する方法とまったく同じ、つまり誰もがアナログ世界で慣れ親しんだやり方です。しかし、これには大きな問題が2つあります。

 1つ目の問題は、分類というのはそもそも無限の可能性があり、またそれが個人の好みに大きく依存するというものです。例えば「販売店向けの製品説明資料」があったとしましょう。これを「提案資料」と分類するのか「トレーニング資料」と分類するのかは、分類をどの程度まで細かくするのか、あるいは資料の形式で分類するのか目的で分類するのか、といった判断次第で、結果が大きく変わってきます。そして、往々にしてそれは個人の好みによるチョイスの問題にすぎず、正解はありません。自分のデスクトップを整理する分には、使うのは自分ですからそのままでも問題はないのですが、皆で共有する棚の分類に際しては、ルールを厳密に決めておかないと、他の人が保管したものが探し出せなくなります。さらにデジタルの世界では、アナログな棚と違ってフォルダーの数はいくらでも増やすことができ、そこに補完するファイルもカジュアルに作成、コピーされますので、「ゴミ溜め化」しないように注意が必要なのです。

ファイルサーバーのゴミ溜め化を防ぐ
ファイルサーバーのゴミ溜め化を防ぐ