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ファイルもフォルダーも、ドラッグ&ドロップでアップロード

 現代企業や組織のコラボレーションでは、効率と安全性の両立が必要です。デジタルのドキュメント ファイルは持ち運びもコピーも非常に簡単なため、ユーザーはつい気軽に扱ってしまいます。デスクトップやファイルサーバーなどには、そうして生み出された、一次作業バージョン、念のためバックアップ バージョン、修正者バージョン、修正者バージョンのバージョン2、といったコピーがあふれていき、重要な情報が埋もれたり、間違って消されたり、忘れ去られたりしていきます。またファイルサーバーから適切なアクセス権をもつユーザーにより一度持ち出されたファイルは、意図しない形で外部に漏れる危険性にさらされます。これらのリスクを、効率を損ねることなく回避するのが「文書管理」機能で、初代SharePointから搭載されている、非常に重要なものです。代を重ねるごとに、その機能は充実してきました。

 文書管理機能の中核となるのは「ライブラリ」です。既にご紹介の通り、ライブラリはファイルを保存するフォルダーなのですが、ファイルサーバーにおけるフォルダーとは違い、表示するファイルにフィルターをかけるなどして表示を制御したり、ファイルの変更履歴を保存していつでも以前の状態に戻せるようにしたり (バージョン管理)、承認やワークフローなどのプロセス制御、あるいはレコード管理 (ルールに従った自動保存) や暗号化などのコンプライアンス対応ができたりといった、安全にファイルを保存、利用できる機能が備わっています。ライブラリにはいくつかの種類があり、入力フォームやWikiページ、画像、データ接続など、様々な種類の情報を適切に格納、利用できますが、このうち「ドキュメント ライブラリ」は主にOfficeファイルを中心とした文書ファイルを格納するために用意された、最も汎用的なライブラリです。SharePoint 2010では、これらのライブラリの操作性と機能がさらに向上しました。ドキュメント ライブラリを例にそのいくつかをご紹介しましょう。

 SharePoint 2010では、ドキュメントのアップロードが非常に簡単になりました。従来は、ポータル画面上では複数のドキュメントを一度にアップロードすることができず、「エクスプローラー ビュー」でWindowsエクスプローラーとして開いて操作する必要がありました。SharePoint 2010では、ポータル画面上で操作できる複数ファイルのアップロード用インターフェースが用意されており、Windowsエクスプローラーで選択したファイル、またはフォルダーごと、ドラッグ アンド ドロップ操作で一気にアップロードできます。

複数のファイルやフォルダーを一度にアップロード
複数のファイルやフォルダーを一度にアップロード
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