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 最近では、市役所などのウェブサイトから手軽に「住民票の申請書」「子ども手当の請求書」などの書類をPDF形式で入手できるようになった。ひと昔前までは、市役所に行かなければ入手できなかった書類が、今では自宅に居ながらにして手に入る。入手したPDFを印刷して、氏名、住所などを書き込めば出来上がりだ。

 これだけでも十分便利だが、せっかくPDF形式になっているのだから、PDFの申請書にパソコンで直接文字を入力してはどうだろうか(図1)。

図1 記入場所が多い申請書に、いちいち入力欄を作って文字を入力するのは面倒だ。市販ソフトで、入力欄を自動生成してから書き込むと効率化できる。手軽にきれいな申請書を作れる
図1 記入場所が多い申請書に、いちいち入力欄を作って文字を入力するのは面倒だ。市販ソフトで、入力欄を自動生成してから書き込むと効率化できる。手軽にきれいな申請書を作れる
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 パソコンで清書すれば、書き損じの心配は無用だし、字の下手さに悩むこともない。さらに、記入したPDFファイルを保存しておけば、次回の申請時には日付などを微修正するだけでOK。商品発注書など、繰り返し送付する書類では効果絶大だ。

 入力項目の多い申請書への文字入力は、市販ソフトが便利だ。申請書PDFの枠線を自動認識して、テキスト入力ボックスを自動で作ってくれるので手間要らず。また、PDF内の文字や写真を書き換えられるソフトもある。書類の提出直前にPDFに誤字を見つけて、すぐにも修正したい場合などにとても重宝する(図2)

図2 市販ソフトを使えば、PDF文書内の文字を書き換えるのも簡単だ。誤字を修正したいときに役に立つ。さらに、画像やイラストを差し替えることもできる
図2 市販ソフトを使えば、PDF文書内の文字を書き換えるのも簡単だ。誤字を修正したいときに役に立つ。さらに、画像やイラストを差し替えることもできる
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 この章では、市販ソフトを使った高度な入力や編集に挑戦しよう。まずは、申請書の入力からだ。