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この文書、誰が作ったんだ?

 ビジネスの現場では毎日大量のビジネス文書が流通している。その多くは社内向けで、会議の議事録や営業報告、新規企画の概要、各種案内など、だいたい文章を中心にしたものだ。

 このようなビジネス文書では、A4一枚に必要な情報を過不足なく簡潔に記すのが基本中のキホンだ。利用ソフトはもちろんWordの独壇場となる。ところが、「これいったい誰が作ったんだ?」などと言われても仕方がないお粗末な文書が、多数流通しているのが現実ではないか。

 その最たる例が、半端に文字があふれて2ページにまたがるビジネス文書だろう(図1)。これを一部だけ印刷するのならばまだ救われる。しかし、会議用に50部なんて話になると、2ページ目の余白はあまりにも無駄だ。

図1 半端なテキストがあふれて2枚になってしまったビジネス文書。紙の無駄遣いとも言えるみっともない文書だが、現実にはあちこちで見られる
図1 半端なテキストがあふれて2枚になってしまったビジネス文書。紙の無駄遣いとも言えるみっともない文書だが、現実にはあちこちで見られる
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 そこで問われるのが、「ビジネス文書A4一枚主義」である。これは別称で「一枚主義=イチマイズム」とも読む。