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 それでは今回から、「ビジネス文書A4一枚主義」を実践するためのテクニックを解説していこう。第2回から第18回までは、「Part1. A4一枚 スマートなビジネス文書の定番ワザ」と題して、基本的な方法を取り上げる。Word操作のおさらいも兼ねて読んでいただきたい。

 なお本連載では、「Word 2010」を使用して操作の手順を説明する。ただ基本的なテクニック自体は、「Word 2007」やその前のバージョンでも通用するものだ。お使いのWordのバージョンに合わせて読み換えていただきたい。

余白は自在に調整可能

 最初に着目したいのは、文書の本文領域の上下左右にある、空白の部分。用紙の端から本文領域までのエリアだ。これを余白やマージンと言う。

 Wordの場合、新規文書を作成すると、余白は自動的に上が35.01mm、下および左右が30mmに設定される。初期設定のままで文字を入力すると、1行40文字×36行がA4の標準の文字量になる。

 実はこの余白の幅は、自在に設定できるようになっている。当然この余白エリアを小さめに設定すれば、その分本文領域が拡大し、1ページにより多くの文字を詰め込める。その逆もまたしかりだ。

前の余白の使い回しも可
 余白を調整する最も簡単な方法は、「ページレイアウト」タブの「余白」ボタンをクリックして、メニューから既定の余白を選ぶ方法だ(図1)。

図1 余白の設定は「ページレイアウト」タブの「余白」をクリックして、既定のものを選ぶのが最も手っ取り早い。文字を詰め込みたい場合、「狭い」や「やや狭い」を選ぶ
図1 余白の設定は「ページレイアウト」タブの「余白」をクリックして、既定のものを選ぶのが最も手っ取り早い。文字を詰め込みたい場合、「狭い」や「やや狭い」を選ぶ
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 種類には、初期設定の「標準」のほか、上下左右の余白が12.7mmの「狭い」、上下が25.4mmで左右が19.05mmの「やや狭い」などがある。半端にあふれた行を詰め込むには、これらを選ぶのが手っ取り早い。