PR

ヘッダーとフッターって何?

 余白のうち本文エリアの上部をヘッダー、下部をフッターと呼ぶ。これらヘッダーとフッターには、必要に応じて文書管理番号や文書のファイル名、プリント日時、作成者の名前などを付ける。複数ページの場合には、ノンブル(ページ番号)や用紙枚数が必須項目になる。

 少なくとも、A4一枚文書では、こうした文書に付帯する情報、すなわちWord風に言うならば「文書のプロパティ」を、本文エリアに入力するのは御法度だ。ただでも狭い本文エリアがさらに窮屈になるからだ。したがって、第2回で触れた余白の調整では、ヘッダーとフッターの領域も加味して考える必要がある。

ヘッダーに文書付帯情報を入力

 ここでは、ヘッダーに文書管理番号を入力してみよう。「挿入」タブから「ヘッダー」ボタンを選ぶと、あらかじめ組み込んであるヘッダーのデザインが一覧になる(図1)。ここでは、冒頭にある「空白」をクリックする。

図1 「挿入」タブをクリックして「ヘッダー」を選ぶ。あらかじめ組み込まれているヘッダーが一覧表示される。使い勝手がいいのは「空白(3か所)」だが、ここでは一番上の「空白」を選ぶ
図1 「挿入」タブをクリックして「ヘッダー」を選ぶ。あらかじめ組み込まれているヘッダーが一覧表示される。使い勝手がいいのは「空白(3か所)」だが、ここでは一番上の「空白」を選ぶ
[画像のクリックで拡大表示]

 すると文書のヘッダー部分がアクティブになり、そこに「テキスト入力」というエリアが、選択された状態で現れる(図2)。ちなみに、ヘッダーやフッターがアクティブになっているとき、本文エリアには文字を入力できない。

図2 ヘッダー部分がアクティブになって、「テキスト入力」が選択された状態になっている。このまま入力すればヘッダーに文字を入れられる。また、リボンがヘッダーとフッター専用のものに変わっている点に注目
図2 ヘッダー部分がアクティブになって、「テキスト入力」が選択された状態になっている。このまま入力すればヘッダーに文字を入れられる。また、リボンがヘッダーとフッター専用のものに変わっている点に注目
[画像のクリックで拡大表示]

 またこのとき、「ヘッダー/フッターツール」の「デザイン」というタブが出現・選択されていることに注意しよう。このタブでヘッダーとフッターの各種調整ができるようになっている。

 それでは、ヘッダー領域の「テキスト入力」が選択されている状態で、文書管理番号を入力しよう。例えば「文書番号100915-1」のような感じだ。もちろんこれはそれぞれの会社のルールに従う必要がある。

 入力できたら、「デザイン」タブの「ヘッダーとフッターを閉じる」ボタンをクリックする。すると、アクティブだったヘッダー領域が解除され、本文エリアに文字を入力できるようになる。

 ヘッダー部分を見るとテキストの文字色が薄くなっている。これで本文とは異なる種類のテキストであることが分かる。複数ページの場合、それぞれのページのヘッダーに入力したテキストが表示される。ヘッダーを再度編集したければ、ヘッダー部分をダブルクリックすればよい。