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クイックパーツを活用する

 Wordには、日付やページ番号、全体のページ数以外にも、特定のデータを自動挿入したり、自動更新したりできるものが多数ある。

 このような自動挿入、自動更新に関するものは、ヘッダーまたはフッターをアクティブにした時に現れる「デザイン」タブの中にある「クイックパーツ」にまとめられている。クリックすると、「定型句」「文書プロパティ」「フィールド」などのメニューが現れる。今回は、フィールドについて詳しく紹介しよう。フィールドは、使い方を知っておくととても便利だ。

フィールドを活用する

 まず、「挿入」タブの「ヘッダー」ボタンで「空白(3か所)」を選択し、挿入されたヘッダーのうち右端の「テキスト入力」をクリック。そして、「クイックパーツ」ボタンから「フィールド」を選ぶ(図1)。すると、「フィールド」という設定ダイアログが現れる。左側の「フィールド名」が利用できるフィールドの一覧だ。その上にある「分類」では、フィールドを分類ごとに絞り込んで表示できる。

図1 右端にあるヘッダーの「テキストを入力」を選択し、「クイックパーツ」から「フィールド」を選んだ。クイックパーツは、「ヘッダー/フッターツール」の「デザイン」タブにある
図1 右端にあるヘッダーの「テキストを入力」を選択し、「クイックパーツ」から「フィールド」を選んだ。クイックパーツは、「ヘッダー/フッターツール」の「デザイン」タブにある
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 では、フィールドから「日付と時刻」を選んでみよう。ここでは、「PrintDate」と「SaveDate」に注目しよう。「PrintDate」は最後にプリントした日時を自動的に表示するフィールドだ。これを選択すると、ダイアログの右側に日付の書式を設定できる領域が現れる(図2)。ここでは、一般的な日付の書式である「2010-9-22」(実際の値には本日の日付が表示される)を選ぼう。

図2 「フィールド」ダイアログの「分類」から「日付と時刻」を選び、「PrintDate」をクリックした。これは最後に印刷した日時を自動的に表示する。右側にある「日付の書式」で、好みの書式を指定する
図2 「フィールド」ダイアログの「分類」から「日付と時刻」を選び、「PrintDate」をクリックした。これは最後に印刷した日時を自動的に表示する。右側にある「日付の書式」で、好みの書式を指定する
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 「OK」ボタンを押すと、ヘッダーには「0000-00-00」と表示された。まだ印刷していない文書ではこのような表示になる。これを印刷すると、出力したその日の日付が自動的に入る仕組みだ。何の日付かわかるように、日付の前に「最終出力日:」と入力しておこう(図3)。

図3 未出力の文書に「PrintDate」のフィールドを挿入した。日付は「0000-00-00」になっている。出力すると自動的に日付(書式によっては日時)が入る
図3 未出力の文書に「PrintDate」のフィールドを挿入した。日付は「0000-00-00」になっている。出力すると自動的に日付(書式によっては日時)が入る
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 一方、「SaveData」は保存した日時を示すフィールドだ。設定方法は「PrintDate」と同じ。こちらも日付が「0000-00-00」のように表示されることがあるが、これはまだ文書が保存されていないからだ。

 保存した後、日付を右クリックしてメニューから「フィールド更新」を選ぶと、保存した日付が表示される。こちらも日付の頭に「最終保存日:」と入力して、どういう日付なのか分かるようにしておこう(図4)。

図4 こちらは「SaveDate」を挿入したもの。最終保存日時が自動的に入る
図4 こちらは「SaveDate」を挿入したもの。最終保存日時が自動的に入る
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