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 画面上ではキレイに収まっているExcel文書が、印刷するとそれとは違い使い物にならない─。

 今回の特集は、そんなダメダメ印刷を、Office2007のWordやExcel、ウェブや写真でピックアップ。印刷トラブルの解決方法や、見栄えの良い資料作りに役立つ便利ワザを紹介する。

印刷プレビューで事前確認、文字切れやあふれも防げる

 ダメダメ印刷は2つのタイプがある。まず1つ目は、Excelなどソフトに原因があるトラブル。

 例えば、画面にはちゃんと表示されているのに、印刷すると文字が化けたり、一部が切れてしまったりといった、失敗だ(図1)。

【画面の表示と印刷結果は異なるものと心得る】
図1 画面上では、ちゃんと表示できているのに、印刷すると文字が化けてしまうことがある。これは、作成画面を印刷結果と同じように表示できないExcelの仕様が原因。上の例ではそのまま印刷しようとして、セルの幅が足らず、日付の部分が文字化けしてしまった
図1 画面上では、ちゃんと表示できているのに、印刷すると文字が化けてしまうことがある。これは、作成画面を印刷結果と同じように表示できないExcelの仕様が原因。上の例ではそのまま印刷しようとして、セルの幅が足らず、日付の部分が文字化けしてしまった
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 これは、Excelが印刷結果と同じように、作成時の画面を表示できないことで起こってしまう。なぜならExcelは、処理速度を上げるため、同ソフトが設定する標準フォント(字体)をベースに、独自のルールでセルの大きさを認識している。この方法だと、表示の厳密性が維持できないため、画面で表示されるものと印刷結果が、まったく同じにはならないのだ。

 もしExcelが印刷での再現性を重視して、いちいち画面表示を調節すると、処理が複雑になって動作が遅くなってしまう。つまりExcelは、画面の表示を印刷結果に合わせることを犠牲にして、速度を優先した仕様となっている。

 印刷トラブルの原因の2つ目は、ユーザーの操作だ。“1行だけ次ページにあふれてしまった”など確認作業を怠ると起こってしまう。