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 「いつか必要になる」と思い、保管しておいた紙の文書や資料の山。いざ必要となって取り出そうとすると、目当ての書類がなかなか見つからず、長時間探すことがよくある。場所を忘れたり、他の書類に紛れたり。雪だるまよろしく膨れ上がった紙の山と格闘して、大切な時間を費やすのはもったいない。

 紙の書類を電子化する利点はまさにここにある。スキャナーを使ってパソコンに取り込んでおけば、検索機能を利用して即座に探し出せる。紙を減らして机の周りをすっきりさせれば、仕事の効率も確実に上がる。

 書類だけではない。名刺を読み取って電子化すれば、すぐに連絡先を調べられる住所録を作成可能。商品を購入したときのレシートをスキャンして家計簿ソフトに取り込むなど、応用範囲は無限に広がる。

“書類専用機”でスキャン

 そんなメリットを実現してくれるのが「ドキュメントスキャナー」だ。1枚ずつ紙を載せて読み取る「フラットベッドスキャナー」と違って、何枚もの紙をまとめて一気にスキャンできるスグレモノである。写真などを高画質で読み取る作業には向かないが、文字を認識してテキスト付きのPDFファイルを作る機能など、書類の電子化に役立つ機能が満載。製品によっては、インターネット(クラウド)にファイルを保管するサービスとも連携できる。

 紙を全て電子化し、パソコンやクラウドに保存しておけば、紙を紛失しても、データは残るので安心。過失や災害の対策としても有効だ。

【ドキュメントスキャナーを使うメリット】
ドキュメントスキャナーを使えば、書類や本、名刺、レシートなどを電子化し、さまざまなメリットを享受できる。なお、電子化する際は、著作権にも留意する必要がある
ドキュメントスキャナーを使えば、書類や本、名刺、レシートなどを電子化し、さまざまなメリットを享受できる。なお、電子化する際は、著作権にも留意する必要がある
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