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 WordやExcelなどオフィスの文書には、作成者名や更新日時などの情報がファイルに埋め込まれています(図1)。

自分と違う作成者名が現れる場合がある
図1 Wordなどのファイルにポインターを合わせたときに、ファイルの作成者が表示されることがある。これは、オフィスに登録したユーザー名が自動的に埋め込まれているため。
図1 Wordなどのファイルにポインターを合わせたときに、ファイルの作成者が表示されることがある。これは、オフィスに登録したユーザー名が自動的に埋め込まれているため。
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 ほかの人から引き継いだような文書は、たいてい自分以外の名前が作成者として表示されます。このままでは都合が悪いケースもあるでしょう。作成者の情報は、ファイルの「プロパティ」から消すことができます(図2)。

「作成者」は「プロパティ」から消せる
図2 ファイルを右クリックして、「プロパティ」をクリック(1)。「詳細」をクリックし(2)、「作成者」欄にカーソルを置いて「BackSpace」キーを押せば消せる(3)。最後に「OK」をクリック。ただし、「前回保存者」はここでは消せない。
図2 ファイルを右クリックして、「プロパティ」をクリック(1)。「詳細」をクリックし(2)、「作成者」欄にカーソルを置いて「BackSpace」キーを押せば消せる(3)。最後に「OK」をクリック。ただし、「前回保存者」はここでは消せない。
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 オフィスの文書には、そのほかにも目には見えない情報が含まれています。例えば、複数人で文書を編集するときに便利な履歴を残す機能がありますが、この履歴も隠れた情報です。部外者には履歴を見せたくない場合もあるでしょう(図3)。

「変更履歴」も隠れた情報
図3 Word 2007では、「校閲」リボンから「変更履歴」の「変更履歴の記録」をクリックすると(1)、以降の更新内容が記録され、コメントも付けられる(2)。(3)で変更履歴やコメントなどの表示と非表示が切り替えられる。
図3 Word 2007では、「校閲」リボンから「変更履歴」の「変更履歴の記録」をクリックすると(1)、以降の更新内容が記録され、コメントも付けられる(2)。(3)で変更履歴やコメントなどの表示と非表示が切り替えられる。
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 Office 2007以降には、このような情報をまとめて削除できる「ドキュメント検査」という機能が標準で備わっています(図4~図6)。

 なお、更新履歴など大切な情報を消してしまうと、後々困ることもあります。あらかじめファイルのバックアップを取っておいて、相手には情報を消去したほうのファイルを渡すといいでしょう。

「ドキュメント検査」でまとめて消去
図4 あらかじめファイルをバックアップしておく。情報を消したいファイルを開いた状態で、「Office」ボタンをクリックし、「配布準備」→「ドキュメント検査」(Office 2010 では「ファイル」→「情報」→「問題のチェック」とクリック)。
図4 あらかじめファイルをバックアップしておく。情報を消したいファイルを開いた状態で、「Office」ボタンをクリックし、「配布準備」→「ドキュメント検査」(Office 2010 では「ファイル」→「情報」→「問題のチェック」とクリック)。
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図5 「作成者」や「保存者」は「ドキュメントのプロパティと個人情報」に該当する。チェックが付いていることを確認して(1)、「検査」をクリック(2)。
図5 「作成者」や「保存者」は「ドキュメントのプロパティと個人情報」に該当する。チェックが付いていることを確認して(1)、「検査」をクリック(2)。
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図6 削除できる情報がファイルに含まれていると「!」マークが表示される。「すべて削除」をクリックすると、情報を削除できる。
図6 削除できる情報がファイルに含まれていると「!」マークが表示される。「すべて削除」をクリックすると、情報を削除できる。
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(協力:マイクロソフト コンシューマサポート部 山口 森氏)