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 続いて、PDFファイルの作成方法を見ていこう。作り方は意外に簡単で、大きく分けて3つの方法がある(図12)。文書をPDFにするには、Microsoft Officeなどのソフトが備えるPDFファイル作成機能を使う方法と、PDF変換ソフトを使う方法がある。変換ソフトは無料のものもあるので、手軽に利用できる。もう一つ、紙の書類をプリンター複合機やスキャナーなどを使って取り込み、PDFにする方法もある。最近の複合機はPDFファイル作成機能を備えているものがほとんどだ。

●PDFの作り方は大きく3通り
図12 PDFの作り方は大きく分けて3通りある。Office 2007や2010では、直接PDFファイルを作成できる。変換ソフトならOffice以外の文書もPDFになる。紙の文書はプリンター複合機やスキャナー、スマートフォンのカメラでPDFにする
図12 PDFの作り方は大きく分けて3通りある。Office 2007や2010では、直接PDFファイルを作成できる。変換ソフトならOffice以外の文書もPDFになる。紙の文書はプリンター複合機やスキャナー、スマートフォンのカメラでPDFにする
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Word文書をPDFに変換

 まずWord 2010を例に、PDFの作成方法を解説する。Excel 2010やPowerPoint 2010でも操作は同じだ。PDFにしたい文書を開いた状態で、「ファイル」タブに切り替え、「保存と送信」メニューから作成すればよい(図13、図14)。Office 2007の場合は、「名前を付けて保存」から「PDFまたはXPS」を選ぶ。PDFファイルにパスワードも付けられる(図15)。

●Word 2010の文書をPDF形式で保存する
図13 Word 2010なら、「ファイル」タブをクリックして画面を表示し(1)、「保存と送信」(2)→「PDF/XPSドキュメントの作成」(3)→「PDF/XPSの作成」(4)とクリックする
図13 Word 2010なら、「ファイル」タブをクリックして画面を表示し(1)、「保存と送信」(2)→「PDF/XPSドキュメントの作成」(3)→「PDF/XPSの作成」(4)とクリックする
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図14 ファイルの保存画面が表示されたら、「ファイルの種類」をPDFにして、ファイル名を入力し「発行」をクリック(左)。「発行後にファイルを開く」をチェックして、リーダーソフトを起動し、PDFがうまくできているか確認する(右)
図14 ファイルの保存画面が表示されたら、「ファイルの種類」をPDFにして、ファイル名を入力し「発行」をクリック(左)。「発行後にファイルを開く」をチェックして、リーダーソフトを起動し、PDFがうまくできているか確認する(右)
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図15 PDFにパスワードを設定し、他人が勝手に開けないようにもできる。図14左の右下にある「オプション」を選んで表示される画面で、「ドキュメントをパスワードで暗号化する」をチェックし(左)、作成時にパスワードを入力する。こうして作ったPDFは、リーダーソフトで開くときに正しいパスワードが要求されるようになる(右)
図15 PDFにパスワードを設定し、他人が勝手に開けないようにもできる。図14左の右下にある「オプション」を選んで表示される画面で、「ドキュメントをパスワードで暗号化する」をチェックし(左)、作成時にパスワードを入力する。こうして作ったPDFは、リーダーソフトで開くときに正しいパスワードが要求されるようになる(右)
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