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 社内や公的機関で、申請書のような必要事項を書き込んで提出するタイプの書類を、PDFファイルで配布する例が増えている(図1)。

●申請書などは直接文字を入力したい
図1 申請書などのPDFは、従来は紙に印刷してから手書きで必要事項を入力することが多かった。せっかくデジタル化されてるのだから、直接PDFファイルに文字を入力した方が、作業が楽になる
図1 申請書などのPDFは、従来は紙に印刷してから手書きで必要事項を入力することが多かった。せっかくデジタル化されてるのだから、直接PDFファイルに文字を入力した方が、作業が楽になる
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 この場合は、PDFを印刷して、それに手書きで必要事項を書き込んで提出することなる。しかし、手書きの入力は実に面倒。プリントアウトの手間はかかるし、書き損じれば、一から書き直しが必要な場合もある。せっかく書類が電子化されたのに、手間が増えるようでは本末転倒。「PDFの書類に文字を直接入力できれば」と、誰でも一度は感じたことがあるはずだ。

 実は、PDF編集ソフトの中には、直接文字を入力できるソフトがある。これを使うと、手書きの苦労から解き放たれる上、定期的に提出するような書類は、以前に入力したものを再編集するだけで、手早く作成できるようになる。