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ページからはみ出さないようにする

 「できた!」と思って印刷してみたら、文章や表が次のページに中途半端にはみ出していた…。こんな失敗はないだろうか。失敗を減らすには、印刷プレビューで確認し、失敗の元を直しておこう。

行数を調整するより簡単

 Word文書でありがちなのが、運悪く見出しと本文のページが分かれてしまうこと。こんなとき、見出しの前に余分な改行や改ページを入れて調整する人が多いだろう。ただ、この方法では、後からほかの部分を手直ししたときに改行や改ページが邪魔になり、再び手直しが必要になるといった悪循環を招くことも多い。

 確実なのは、見出しと本文をセットにして常に同じページに収めるようにすることだ。前ページに残った見出し行にカーソルを置き、「書式」メニューの「段落」を選択(図1)。「次の段落と分離しない」のチェックボックスをオンにする(図2)。これで見出しと本文の間では改ページされなくなる(図3)。

【見出しと本文を分離しない(Word)】
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図2 「改ページと改行」タブで「次の段落と分離しない」のチェックボックスをオンにして「OK」をクリック

図3 見出しが自動的に次ページの先頭行に送られた
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 比較的短い文書で、あと2~3行詰めれば1枚に収まるという場合は、「1ページ分圧縮」。印刷プレビュー画面の上にあるボタンをクリックすると、文書内の各フォントが小さくなり、1ページに収まるように調整、変更される(図4、図5)。

【1ページ分に圧縮する(Word)】
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図5 全体が縮小され、ページ内に収まった。元に戻すにはプレビューを閉じて「編集」→「元に戻す」をクリック

 なお、Word 2007では操作方法がやや異なる。「段落」ダイアログを呼び出すには「ホーム」か「ページレイアウト」のタブをクリック。印刷プレビューを表示するには、画面左上の「Office」ボタンをクリックし、「印刷」→「印刷プレビュー」とメニューを選ぶ。