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 ご覧の装置。いったい何か分かりますか。名前は「ドキュメントスキャナー」。オフィスにある書類の山を、スッキリ片付けてくれる優れものなんです。デジタル時代のファイリングには、欠かせないアイテム。さてさて、その実力は……。

 連日、中高生でにぎわう東京・原宿竹下通り──。そのそばに雑貨ショップ「アシストオン」はある。良いデザインで生活を楽しくする製品ばかりを集め、文具からキッチン用品、バッグ、パソコン周辺機器と品ぞろえは幅広い。ほかでは手に入りにくい商品があるとの評判を聞き付けた客が、全国からやってくる(図1)。

図1 「アシストオン」はデザイン性に優れた文具やバッグ、パソコン周辺機器などを扱う(右)。2007年、ドキュメントスキャナーを導入。社員は日々発生する書類を片っ端からデジタル化している(左)。おかげでオフィスには最小限の書庫しかなく、デスク上は常にスッキリ片付いている
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 アシストオンの業務に欠かせない存在が、オフィスや家庭において個人レベルで使える小型ドキュメントスキャナーだ。プリンターに似た外観だが、挙動は正反対。データを紙へ印刷するのではなく、紙をデータに変換する(図2)。小さく、文書専用な点が従来の画像向けスキャナーと異なる。

図2 従来のフラットベッド型などの専用スキャナーは、写真など画像を取り込むための製品だった。これに対しドキュメントスキャナーは、文書など書類を大量に読み取ることを想定して開発された。アナログな書類をデジタルでファイリングするための専用機器だ
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 このドキュメントスキャナーで、アシストオンはオフィスで日々発生する文書という文書をデジタル化し、ファイルサーバー上で一括管理している。いわば「デジタル時代のファイリング」を実施するのだ。オフィスの全パソコンにドキュメントスキャナーを接続。社員は日々、せっせとデジタルファイリングに精を出す。

 読み取った文書の大多数は、即ごみ箱行き。オフィスの机の上には、全くと言っていいほど書類のたぐいがない。「従来、何百というメーカーの紙製の商品カタログを管理していた。扱う商品が掲載された雑誌は年間200誌に上り、客からの問い合わせのためにすべて保管する必要もあった」(広報の斉藤 有紀氏)。ITの力を借りたおかげで、高価な都心のオフィスでスペースを有効活用できる意義は大きい。加えて、従来共有しづらかった文書を社員全員で共有する環境が整ったことから、仕事の生産性が以前より上がったという。