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 文書を作成すると、1、2行だけ次のページにはみ出して終わっていることがある。行数が多すぎると文章は読みにくいが、少しはみ出したくらいなら、1ページに納めた方が扱いやすい。Word 2007には、印刷時に文書を圧縮してうまく1ページに納める機能がある。

 1~2行など、次の用紙に少しはみ出した書類を1枚に納めるには、行間を狭くしたり、文字サイズを調整する、余白を狭くするなどいくつかの方法がある。だが、試行錯誤しながらちょうどよく納めるよりも、「1ページ分圧縮」機能を使った方が手軽だ。

 この機能は、Word 2007に標準で搭載されており、文章のレイアウトなどをほとんど崩すことなく、ちょっとはみ出した部分を上手に納めてくれる。仕組みは単純で、文字サイズを少しだけ小さくすることで、ページ内に収めることができるのだ。ただし、大幅にはみ出している場合には、「これ以上ページを圧縮できません」というメッセージが表示され、機能が有効にならない。

 1ページ分圧縮するには、「印刷プレビュー」で「1ページ分圧縮」ボタンをクリックすればよい(図1、図2)。すると、はみ出していた行が前のページに収まることを確認できる。

図1「Office」ボタンをクリックし、「印刷」より「印刷プレビュー」を実行する
図1「Office」ボタンをクリックし、「印刷」より「印刷プレビュー」を実行する
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図2「印刷プレビュー」の「1ページ分圧縮」ボタンをクリックする
図2「印刷プレビュー」の「1ページ分圧縮」ボタンをクリックする
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図3 はみ出していた行が前のページに収まり、2ページの書類が1ページに収まった。あとは、普通に印刷すればよい
図3 はみ出していた行が前のページに収まり、2ページの書類が1ページに収まった。あとは、普通に印刷すればよい
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