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 書類が完成して印刷すると、1、2行だけはみ出してしまうことがある。行数は詰め込みすぎると読みづらいが、少しはみ出した程度なら、1ページに納めた方が扱いやすい。Word 2003では、印刷時に圧縮して、うまく1ページに納められる機能がある。

 1~2行程度なら次の用紙に少しはみ出した書類を1枚に納めるには、行間を狭くしたり、文字サイズを調整する、余白を狭くするなどいくつかの方法があり、多くの人が試したことがあるだろう。だが、試行錯誤して時間を使うよりも、「1ページ分圧縮」機能を使った方が手軽だ。

 この機能はWord 2003に搭載されている。文章のレイアウトなどをほとんど崩すことなく、ちょっとはみ出した部分を上手に納めてくれる。仕組みは単純で、文字サイズを少しだけ小さくすることで、ページ内に収めるようになっている。ただし、大幅にはみ出している場合には、「これ以上ページを圧縮できません」というメッセージが表示され、機能が有効にならない。

 1ページ分圧縮するには、「印刷プレビュー」を表示したら「1ページ分圧縮」ボタンを押せばよい(図2)。

図1「ファイル」メニューより「印刷プレビュー」をクリックする
図1「ファイル」メニューより「印刷プレビュー」をクリックする

図2「1ページ分圧縮」ボタンをクリックする
図2「1ページ分圧縮」ボタンをクリックする
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図3 はみ出していた行が前のページに収まり、2ページの書類が1ページに収まった。あとは、普通に印刷すればよい
図3 はみ出していた行が前のページに収まり、2ページの書類が1ページに収まった。あとは、普通に印刷すればよい
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