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 セルを色で塗りつぶしたり、文字に色を付けて、カラー印刷の際に見やすく工夫することはよくある。ただし、白黒のプリンターで印刷をすると、セルと文字の区別がつきづらくなるなど、むしろ見にくくなってしまうこともあるだろう。

 カラーで作成した資料を白黒のプリンターで印刷する際には、あらかじめ白黒印刷の設定をしておくといい。特に、色分けされたグラフなどは、白黒でも識別できるパターンに置き換えてくれるので見やすくなる。

 Excel 2003で、白黒印刷を設定するには、「ファイル」メニューの「ページ設定」をクリックする(図1)。ダイアログボックスの「シート」タブに「印刷」→「白黒印刷」というチェックボックスがあるので、チェックする(図2)。これでセルに付けた色などにかかわらず、印刷の際だけ白黒にでき、グラフが白黒でも判別できるパターンに置き換えられる(図3)。

図1 「ファイル」メニューの「ページ設定」をクリック
図1 「ファイル」メニューの「ページ設定」をクリック
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図2 「印刷」→「白黒印刷」のチェックボックスにチェックをし、「OK」を押す
図2 「印刷」→「白黒印刷」のチェックボックスにチェックをし、「OK」を押す
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図3 印刷プレビューで、白黒の印刷を確認できる
図3 印刷プレビューで、白黒の印刷を確認できる
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