PR

スペック表で威力抜群!「選択範囲内で中央」

 Excelの経験がある程度長い人なら「セルを結合して中央揃え」、いわゆる“セル結合”という機能をご存じだろう。複数のセルを結合して、あたかも1つのセルのように取り扱う機能だ。凝ったレイアウトの表やビジネス文書を作る際に重宝するので、日々活用している人も多いはず。

 だが、作成内容によってはセル結合が適任でないケースもある。例えば図1のような機能一覧表だ。こうした表では見やすさ向上のため、同じ内容が並んだ部分を連結してひとまとめにするのが常とう手段。その際にくだんのセル結合を使っている初中級者をよく見かける(図2、図3)。

図1 スペック表(機能一覧表)などで、同じ内容が横方向にいくつも並ぶことがある(上図)[注]。そんなときは同じものを連結してまとめると、「全製品に共通の項目はどれか」「45ワットの製品はどれか」といった傾向を読み取りやすい(下図)。ただ、やり方が問題。おなじみの「セルを結合して中央揃え」機能はお勧めできない
図1 スペック表(機能一覧表)などで、同じ内容が横方向にいくつも並ぶことがある(上図)[注]。そんなときは同じものを連結してまとめると、「全製品に共通の項目はどれか」「45ワットの製品はどれか」といった傾向を読み取りやすい(下図)。ただ、やり方が問題。おなじみの「セルを結合して中央揃え」機能はお勧めできない
[画像のクリックで拡大表示]

【セル結合でも一応できますが…】
図2 結合したいセル範囲(C3~D3セル)を選択して「ホーム」タブの「セルを結合して中央揃え」ボタンをクリック(1)~(3)。Excel 2003にも同様のボタンがツールバーにある
図2 結合したいセル範囲(C3~D3セル)を選択して「ホーム」タブの「セルを結合して中央揃え」ボタンをクリック(1)~(3)。Excel 2003にも同様のボタンがツールバーにある
[画像のクリックで拡大表示]

図3 2つのセルが結合した。結合セルは1つのセルのように振る舞い、データは結合セル全体に格納される。元の状態に戻すには再度「セルを結合して中央揃え」ボタンを押して結合を解除する必要があり、修正や試行錯誤を伴う作表に向かない
図3 2つのセルが結合した。結合セルは1つのセルのように振る舞い、データは結合セル全体に格納される。元の状態に戻すには再度「セルを結合して中央揃え」ボタンを押して結合を解除する必要があり、修正や試行錯誤を伴う作表に向かない
[画像のクリックで拡大表示]

 セル結合だと、後からの修正がやりづらい。「この部分は結合すべきじゃなかった」と後で気付いたセル範囲は、結合解除の手順を踏んでから修正する必要がある。コピー操作も結構厄介で、コピー元と貼り付け先の大きさ(セル結合範囲)が異なると、意図しない形で貼り付けられたり、「結合したセルの一部を変更できません」とエラーが出ることもある。


[注]表には「4/8」とあるが、セルに「4/8」と普通に入力すると「4月8日」になってしまう。これらを入力するセルではあらかじめ「セルの書式設定」(図5上)の「表示形式」タブで「文字列」を選んでおく