グループでの業務を効率良く進めるには、予定やタスクといった情報への素早いアクセス、共有文書の閲覧や編集のしやすさ、メンバー間の迅速なコミュニケーションなどが必要だ。
「Office 365」では、メールや予定、文書ファイルなどのデータを個人用と共有用に分けてクラウド上に保管する。これらのデータをシームレスに利用する、すべての情報への窓口となるのが新しい「Outlook」だ（図1）。
各種情報へ素早くアクセス
Outlookは、メール、予定表、連絡先といった情報を管理するためのアプリだ。個人でも便利に使えるのだが、Office 365のクラウドサービスと組み合わせることで、グループワークの効率アップという本領を発揮できる。グループ用のデータにも簡単にアクセスできるのだ（図2）。
例えば、グループで共有するメールボックスをサーバー側で作成すると、メンバーのOutlookに設定が反映され、左にある一覧にグループ用のメールボックスが自動表示される。これを使って、共有メールを利用できる。共有の予定表やタスクなども、Outlookから容易に利用できる。画面左下の「予定表」「タスク」などのメニューをクリックすると、すぐに表示を切り替えられる。このとき、「予定表」などのメニュー上にマウスポインターを移動すると、当日の予定一覧がポップアップ表示されるなど、素早く必要な情報を閲覧できる機能もある。
Outlookでは、電子会議やチャットを行うアプリ「Lync」と連携して、グループでの素早いコミュニケーションも可能だ。
例えば、メールを読んだ後、その相手にすぐに連絡したいとする。Outlookで表示されるメールの差出人名の横には、相手の在席状況を表す緑や赤の縦ラインが顔アイコンの横に表示される。緑は「在席中」、黄色は「退席中」といった具合だ。
在席中の相手に連絡したい場合は、名前の上にマウスポインターを移動する。すると、コミュニケーション用のメニューが表示され、ここからすぐに文字チャット、音声通話、ビデオ会議などの機能を呼び出せる。
なお、Outlookがインストールされていないパソコンや、パソコン以外のタブレットやスマートフォンなどでも、メールや予定表の閲覧・編集が可能だ。これには、Webブラウザー上で動作する「Outlook Web Apps」などを利用する（図3）。
