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 前回は文字数の異なる項目にスペースを挿入して左右の文字幅をそろえたデータを扱いました。官公庁が公開している白書や情報公開文書では文字の左右をそろえる書式をよく見かけますが、スペースを挿入しながら調整しているわけではありません。もっと楽な方法があります。

 官公庁の文書はその多くがWebページからダウンロードできます。図1は文部科学省がExcel形式で公開している平成20年度版の学校数のデータを抜粋したものです。B列には2文字の「大学」、3文字の「幼稚園」、4文字の「高等学校」など、文字数の異なる学校区分が左右ぴったりの幅に収まっています。

図1 官公庁が発行する白書や統計データでは数の異なる文字列を左右同じ幅にそろえていることが多い
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 B列のデータをE~H列にコピーして書式を変更してみました。E列は左寄せ(左詰め、左揃え)、F列は右寄せ(右詰め、右揃え)、G列はセンタリング(中央揃え)です。ご覧のように文字の間には余分なスペースは入っていません。

 B列のデータ部分、B3~B13のセル範囲を選択した状態で「書式」メニューから「セル」を選択して、「配置」タブにある「横位置」を「均等割り付け(インデント)」に設定したものです。インデントの値は「0」です(図2)。

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図2 セルを選択して「書式」メニューから「セル」を選んだ。「配置」タブにある「横位置」を設定して「白書らしい」表示形式に整えよう

 もしこれを、スペースを挿入して幅をそろえようとすると、大変な努力が必要です。もしがんばって文字幅を整えたところで、列幅を変えるとそれまでの努力は水の泡です。それならExcelの機能を活用しましょう。