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 アルバイト勤務表を作成しました。出勤時間と退出時間を入力すれば1カ月分の勤務時間を求められる、よくあるタイプのシートです。それだけでは芸がないので、以前作成した西暦2020年までの祝日や予定を表示できるカレンダーと連動させました。

 図1が勤務表です。最大4名分の勤務時間を記録できます。1行目の年と月はドロップダウンリストから選択できます。年と月を決めればA~C列の日付や曜日、特記事項が自動的に埋まります。

図1 作成した勤務表。1行目の年月を書き換えると曜日や定休日などの表示も変わる。出勤時間と退出時間を入力すれば勤務時間を計算できる
図1 作成した勤務表。1行目の年月を書き換えると曜日や定休日などの表示も変わる。出勤時間と退出時間を入力すれば勤務時間を計算できる
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 A列の日付は単純です。A5セルの日付は1行目の年月の「1日」をDATE関数で求めています。以下の行は数値の1を足していくだけです。B列はA列と同じ日付のデータをセルの書式設定機能で曜日表示にしています。

 今回のミソはC列の特記事項です。このファイルには図2の形式で祝日と定休日が西暦2020年まで入力されています。ここからVLOOKUP関数で表引きして図1のC列に表示しています。

 図2では祝日名がC列、定休日がD列に入力されています。VLOOKUP関数を2回使ってC列とD列のデータをそれぞれ表引きしてその後で文字を連結しています。詳細はファイルをダウンロードしてご覧ください。

図2 以前作成した卓上カレンダーのExcelファイルに組み込んだ。西暦2020年までの祝日データを含んでいる
図2 以前作成した卓上カレンダーのExcelファイルに組み込んだ。西暦2020年までの祝日データを含んでいる
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 勤務表は土曜の文字は青で、日曜の文字は赤く表示しています。これは条件付き書式機能です。

0を消して手書きにも対応

 この手の1カ月を表示するシートで問題になるのが大の月と小の月です。図1は12月なのでA35セルは31日です。ところが小の月、例えば6月だと6月31日がないので7月1日と表示されてしまいます。それでは不都合なので、翌月の日付の場合は条件付き書式機能で文字色をセルと同じ色にしています。

 勤務時間の計算は退出時間から出勤時間を引いて1カ月分を単純に集計しているだけです。残業の割り振りや夜中の24時をまたいだ計算はできません。

 その代わり、時間が未入力の行では計算式の入っているセルに0が表示されないようにしています。時間の部分を白紙のまま印刷して、勤務時間を手書きする用紙としても利用できます。

 使ったのはセルの書式設定機能です。セルの値がプラス、マイナス、0の場合に分けて別の書式を設定できます。0の場合は何も表示しない設定です。マイナスになった場合は赤い「?」を表示するようにしてあります。勤務時間がマイナスになるということは何らかの入力ミスだと考えられるためです。

 誌面には掲載していませんが、ダウンロードしていただくファイルには祝日や定休日の情報を卓上カレンダーのような形式で表示するためのシートも入っています。印刷して飲食店などの店内に貼っておけば定休日が一目で分かるカレンダーとして使えます。

サンプルファイルの公開は終了しました。