ビジネスの現場で最も多く使われているソフトが「Excel」だろう。仕事を速く進められるか、正確な計算や分析ができるか、訴求力のあるプレゼンができるかは、全てExcelの「正しい」使い方にかかってくる。Excel活用の鉄則を解説しよう。(田中 亨=実践ワークシート協会)

連載
業務に適した使い方はこれ!Excel活用の鉄則
目次
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[鉄則5]開発を知る、機能・関数・VBAというExcelの3要素をうまく使う
「開発」というと、VBAを使ったマクロ作成の話だと思うかもしれないが、ここでいう開発はそうではない。「Excelを使って何らかの成果物を得る仕組みを作ること」を、ここでは開発と呼ぶ。VBAだけでなく、セルに関数式を入力して何らかの表を作ることも開発に含まれる。
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[鉄則4]業務を知る、引き継ぎ・共同利用を考えてワークシートを作る
繰り返しになるが、Excelは“業務で使う道具”である。すなわち、業務に差し障りのあるような使い方は避けなければいけない。
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[鉄則3]データを知る、再利用可能な形でExcelに入力する
Excelで扱えるデータは、大別すると「文字」「数値」「日付」の3種類ある。セルには、こうしたデータだけを入力するのが基本だ。つまり、数値なら数値のみで、「単位」は入力してはいけない。
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[鉄則2]ワークシートを知る、Excelでのデータや処理の流れを意識する
Excelのブックには、複数のワークシートを含められる。ところが、これを有効に活用できない人が多い。例えば、1枚のシートに何でもかんでも無秩序に詰め込んでいる人をよく見かける。用紙1枚に印刷するためかもしれないが、そういう使い方をすると、後で修正する際などに多大な苦労を要する。
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[鉄則1]Excelを知る、本当にその業務をExcelでやるべきか考える
道具であるExcelを知ることは、基本中の基本だ。誤解してはいけないのは、Excelは「表計算ソフト」であるということ。何でもできる“魔法のつえ”ではない。
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ビジネスでのExcelの「正しい使い方」を再確認
ビジネスの現場で最も多く使われているソフトが「Excel」だろう。仕事を速く進められるか、正確な計算や分析ができるか、訴求力のあるプレゼンができるかは、全てExcelの「正しい」使い方にかかってくる。Excel活用の鉄則を解説しよう。